Как реализовать раздельную нумерацию в документе Операция?¶

Для реализации раздельной нумерацию в документе Операция необходимо выполнить следующие шаги:

В документе откройте поле “Операция”

В открывшемся окне, кликните на поле “Нумератор” и нажмите “создать”:

В открывшемся окне укажите наименование нумератора (например “ААА”) и нажмите кнопку “ОК”:

Нажмите кнопку “Записать и закрыть” в открытом окне:

При записи или проведении документа с указанной “Операцией” в которой заполнен нумератор (в нашем примере в “Операции” “Возврат из подотчета” мы указали нумератор “ААА”), номер документа должен быть сформирован с учетом указанного нумератора (ААА000001):

Почему я не вижу проводки по авансам контрагентов?¶

В документах Расходная накладная > Поступление товаров присутствует флаг Закрывать предоплату.

Если флаг в документе выключен, проводок и движений по регистрам задолженности, по зачету аванса, не будет. Закрытие авансов в таких случаях, необходимо будет производить вручную, при помощи документа Корректировка долга покупателя.

Если флаг включен, алгоритм проведения будет производить анализ и закрытие предоплаты по договору, заказу и расчетному документу. Оставшуюся после закрытия аванса сумму, система будет проводить как задолженность покупателя / поставщику. Счет учета аванса для бухгалтерской проводки, будет получен из исходного документа оплаты, ранее образовавшего аванс. При закрытии полученных авансов от покупателей, системой будет автоматически отсторнирован НДС, по ставке, указанной в документе оплаты.

Примечание: значение флага Закрывать предоплату заполняется автоматически из договора с контрагентом при вводе нового документа, см. справочник Договоры

См. также:

Как настроить помесячный учет авансов контрагентов?¶

Для того, чтобы при вводе первичных документов, программа не формировала проводки по авансам выданным/полученным, необходимо включить флаг в Настройки > Бухгалтерия > Отображать авансы в конце месяца. Кроме этого, нужно убедиться, что для уже созданных в системе договоров, включен флаг Договора > Отображать авансы в конце месяца. После этого, формирование проводок по авансам (включая НДС с авансов) необходимо будет формировать вручную, используя регламентные документы Закрытие полученных авансов и Закрытие выданных авансов

Почему в проводках я не вижу заказ покупателя или документ задолженности?¶

В системе ведется учет взаиморасчетов с контрагентами по двум направлениям: оперативно-детальный учет, и бухгалтерский учет. Основное отличие заключается в структуре регистрируемой информации, и ролях её потребителей.

В оперативном учете заложена следующая детализация:

Контрагент
Договор
Счет учета задолженности (221/521/224/523)
Первичный документ
Заказ, Счет на оплату
Вариант оплаты
Дата предстоящей оплаты

Механизм учета такой глубокой аналитики реализован прозрачно для пользователя, не обязывает его использовать все перечисленные признаки, и позволяет ответить на такие вопросы:

Какова просрочка долга?
Можно ли предоставить скидку за срочность платежа?
Какие предстоят поступления в ближайшую неделю/месяц и т.д.?
По заказу была сделана предоплата? А отгрузка?
Как заказчик будет производить оплату? По банку или кассе?

Потребителем данной информации может быть любой авторизованный пользователь системы, с соответствующими правами.

Одновременно с этим, в бухгалтерском учете, система отражает взаиморасчеты по аналитике:

Счет учета (221/521/224/523)
Контрагент
Договор
Документ

Для анализа данных, как правило, используются карточки счета/субконто, в основании которых лежат проводки, сформированные первичными для принятия к учету документами (банковская выписка, накладная и т.д.), а основными пользователями информации, являются бухгалтера. Очевидно, что на основании только этих данных, получить аналитику для принятия решений – затруднительно.

Таким образом, рекомендуется всем пользователям системы, для анализа взаиморасчетов, использовать отчеты Дебиторы > Кредиторы, а для специфичных бухгалтерских задач, карточки и оборотно-сальдовые ведомости.

Организация двойного учета (оперативно-детального и бухгалтерского) имеет особенность - в бухгалтерском учете, проводки по выделению/закрытию авансов, автоматически формируются только с детализацией до договора. При этом, в оперативно-детальном учете, система контролирует авансы на уровне каждого документа. Этот нюанс может выражаться в отсутствии проводок по закрытию авансов в бухгалтерском учете, в случае, когда по одному договору ведется позаказная работа с разными способами расчетов.

Например, если в рамках одного договора, по заказу №1 осуществляется предоплата, а по заказу №2 – оплата после реализации, тогда в бухгалтерском учете, реализация по заказу №2 не сделает проводки на закрытие аванса, потому что аванс предназначался для заказа №1. Тем не менее, в конце отчетного месяца, документ Закрытие авансов полученных (или Закрытие авансов выданных) проведет закрытие авансов по бухгалтерии с выделением НДС. Такие случаи считаются очень редкими, потому что как правило, договора предусматривают какую-то одну методику расчетов. Во избежание трудно-анализируемых учетных ситуаций, не рекомендуется использовать один договор для разных методов расчетов.

См. также:

Почему при выборе счетов для авансов полученных/выданных доступны кредиторские и дебиторские счета?¶

Это сделано для пользователей, которые не хотят выделять в течение периода авансы на отдельные счета, а предпочитают анализировать задолженность используя только дебетовый (для покупателей) или кредитовый (для поставщиков) счет. В этом случае, для счета авансов они установят тот же счет, что и для учета задолженности (221 или 521).

См. также:

Почему я должен каждый раз указывать в документе бухгалтерские счета?¶

Практически для любого документа в системе, программой предусмотрено начальное его заполнение бухгалтерскими счетами учета. Если при вводе документов, вам постоянно приходится указывать счет учета покупателя, поставщика, товара т.д., проверьте следующие настройки счетов в меню Учет > Счета в документах, а также в меню Настройки > Бухгалтерия.

Каким образом отразить в учете приобретенное оборудование к установке, как незавершенный долгосрочный актив?¶

Следует воспользоваться документом Поступление товаров. Данный актив нужно оприходовать как товар на счет 1212, а затем ввести его в эксплуатацию документом Ввод в эксплуатацию ОС.

Где устанавливаются счета учета и износа для ОС или НМА?¶

Счета задаются непосредственно в карточках основных средств, нематериальных активов

Как в налоговой накладной исправить количество или ставку НДС, ведь она недоступна для редактирования?¶

Большая часть полей налоговой накладной, введенной на основании, недоступна для непосредственного редактирования. Это связано с тем, что данные документа основания автоматически обновляют связанную с ним налоговую накладную. Таким образом, вам необходимо просто открыть документ основание и произвести в нем необходимые изменения. При этом, налоговая накладная, будет обновлена автоматически (возможно, потребуется повторное открытие формы)

Если я провела реализацию и не ввела налоговую накладную, попадет ли данная продажа в декларацию по НДС?¶

Нет, не попадет, ровно как и не попадет в регистр продаж. Декларация по НДС строится на базе оформленных налоговых накладных, в статусе Напечатано, Отправлено или Выгружено в e-Factura.

См. также Налоговая накладная

Каким образом отразить в учете приобретённое оборудование к установке, как незавершенный долгосрочный актив?¶

Следует воспользоваться документом Поступление товаров. Данный актив нужно оприходовать как товар на счет 1212, а затем ввести его в эксплуатацию документом Ввод в эксплуатацию ОС.

Где можно настроить счета по умолчанию при вводе документов?¶

При создании документов, система помогает пользователю проводить предварительное начальное заполнение бухгалтерских счетов, используемых в документе. В случае, когда вам требуется изменить или дополнить поведение системы нужными вам счетами, вы можете воспользоваться специальными настройками из раздела Меню > Бухгалтерия > Счета в документах. Эти же настройки, доступны через формы справочников Номенклатура и Контрагенты (см. навигационную ссылку Счета, в выбранном элементе).

Где настраиваются счета учета основных средств и нематериальных активов?¶

Если в документе поступления приходуются долгосрочные активы с использованием соответствующих вкладок, счета учета активов задаются непосредственно в их карточках:

Как заполняется колонка Описание в отчетах Книга покупок и Книга продаж?¶

Содержимое этой колонки формируется следующим образом:

Если в исходном документе (например Поступление товаров, Налоговая накладная и т.д. ), пользователем задано описание операции, тогда в качестве содержимого колонки будет выведено это описание. Описание задается в поле Описание соответствующих исходных документов. Данное поле не обязательно для заполнения.
Если описание не задано, тогда значение колонки будет содержать типы приходуемой/реализуемой номенклатуры. Тип номенклатуры задается в соответствующих справочниках: Номенклатура, ОС и НМА.
Если и типы номенклатуры не заданы, в колонку будет выведено только название документа.

Как оформить заказ на услуги когда известна сумма услуг, но нет количества?¶

Бывают ситуации, когда мы оказываем заказчику услуги по заранее обговоренной сумме, при этом мы не знаем, сколько часов (или визитов) клиенту нам нужно будет осуществить. В этом случае, при вводе таких заказов услуг, можно не указывать количество (для услуг это поле не обязательно), а ввести только сумму. При такой схеме, документ реализации, не будет контролировать количество услуг, но будет контролировать их сумму, чтобы совокупностью расходных накладных, введенных ранее на основании этого заказа, она (сумма) не была превышена.

Как сделать возврат поставщику, если поступления нет, я только перешла на новую программу?¶

Для этого, откройте журнал поступлений, создайте новое поступление, на основании которого нужно оформить возврат и сохраните это поступление, без проведения. Затем, из формы документа поступления или из журнала, введите возврат поставщику используя меню Создать на основании:

Почему при вводе на основании возврата поставщику, документ пустой?¶

При вводе на основании, программа анализирует, сколько позиций осталось вернуть, и если вы уже делали до этого возврат, то могло получиться так, что по документу поступления возвращать уже нечего. Таким образом, убедитесь, что вы не провели возврат ранее.

Как загрузить курсы валют из интернета? ¶

Для этого нужно открыть справочник Валюты, и на верхней командной панели нажать кнопку Загрузить, после чего, откроется диалог Загрузка валют, где и производится обновление курсов.

Для автоматического обновления курсов валют на каждый день, вам нужно убедиться, что для нужной валюты, установлен флаг Скачивать:

А также, проверить настройки регламентного задания DownloadCurrencies. Настройка данного задания в большинстве случаев не требуется, оно включено по умолчанию и выполняется каждую ночь. Однако, если по какой-то причине загрузка валют не выполняется, для настройки регламентного задания потребуется запустить программу в неразделенном режиме, и перейти в меню Настройки > Консоль заданий (в обычном режиме запуска, это задание будет недоступно). Подробности читайте в разделе Запуск в неразделенном режиме.

Как проанализировать остатки и обороты по субконто в разрезе счетов? ¶

Для этого можно воспользоваться отчетом ОСВ по счету. На видео ниже, формируется анализ по контрагенту:

Мне нужно перепровести документы задним числом, но система постоянно выдает сообщения о невозможности изменить документ, превышение кредит-лимита и так далее, что делать?¶

Если требуются технические действия над уже проведенными документами, некоторые стандартные проверки могут быть излишними. Для отключения контроля уже выписанных налоговых накладных и кредит лимитов, нужно наделить ответственного пользователя специальным правом Изменять выписанные накладные (см. меню Настройки > Пользователи > <Выбранный пользователь> > Доступ). Пользователь с таким правом может производить модификацию документа-основания без необходимости смены статуса выписанной налоговой накладной. Также, это право отключает для пользователя Кредитный контроль и Контроль договоров.