Учет БСО основан на возможности системы вести штучный контроль бланков строгой отчетности в разрезе диапазонов номеров. Операции по работе с БСО расположены в меню Бухгалтерия > БСО.

Диапазоны номеров - это конфигурируемый пользователем справочник, в котором задается серия, начальный и конечный номера, и другие параметры.

В системе реализован учет диапазонов трех видов:

  1. Диапазон для физически заказываемых в типографии бланков
  2. Виртуальные диапазоны, регистрируемые и выдаваемые государственными органами
  3. Электронные налоговые накладные (e-Factura)

Диапазоны первого варианта требуют материального учета, что включая в себя: поступление, перемещение, поштучное автоматическое списание бланков при выписке первичных документов (например, Налоговая накладная).

Диапазоны второго вида – виртуальные, не требуют материального учета, но также как в первом случае, нуждаются в контроле номеров и серий.

В обоих вариантах учета, программа контролирует последовательное списание номеров заданных диапазонов. Эта важная концепция позволяет избежать проблем с пропусками, дублированием номеров, или беспорядком очередности их формирования. Например, считается недопустимой возможность выписки НН с номером не по порядку следования (в определенных случаях, такая необходимость может появиться в случае разделения диапазона, подробнее см. Разделение диапазона.

Поступление типографских бланков

Для физически заказываемых в типографии бланков, поступление оформляется документом Поступление товаров:

Примечание

В каждом документе, где могут быть задействованы БСО, используется реквизит Диапазон, расположенный ниже основной табличной части.

При этом, для номенклатуры Налоговая накладная (товар указанный в табличной части) должно быть определено свойство, что элемент является БСО:

При проведении документа, система зарегистрирует диапазон специальным образом для дальнейшего контроля его местонахождения и нумерации.

При создании диапазона физического бланка, следует отметить, что в систему также необходимо внести информацию о его списании:

Эти данные будут использоваться при автоматическом списании бланка, при вводе соответствующих первичных документов.

Регистрация выданных диапазонов

Для диапазонов, полученных в электронном виде, документ Поступление товаров вводить не нужно. Регистрация выданного диапазона может быть выполнена во время его создания в справочнике Диапазоны (см. меню Бухгалтерия > БСО > Бланки и диапазоны):

При необходимости, регистрацию уже существующего диапазона можно осуществить при помощи документов Регистрация диапазона, ввод документа осуществляется в Меню > Бухгалтерия > Операции и диапазоны.

Ввод остатков

Документ Остатки ТМЦ с указанием диапазонов имеет смысл вводить только для типографских бланков. Для электронных диапазонов, достаточно регистрации диапазона документом Регистрация диапазона.

В обоих случаях, при создании диапазона, его начало следует указывать в соответствии с фактически доступным начальным номером бланка на момент ввода документа.

Например, если был выдан диапазон на 1000 номеров (с 2001 по 3000), но на момент ввода данных в систему, осталось только 300 номеров, начальный номер следует указать 2701.

Списание

Для типографских бланков, система производит автоматическое поштучное списание при вводе первичных документов. Например, при печати документа Налоговая накладная, система автоматически формирует документ Списание бланка, который в свою очередь, формирует бухгалтерские проводки по списанию.

Важно отметить, что авто-списание бланка происходит только на определенных статусах первичного документа. Например, в случае с НН, такими статусами являются: Напечатано, Отправлено и Аннулировано.

То есть, если накладная будет только записана (статус: Записано), автоматическое списание производиться не будет. Кроме этого, следует учитывать, что авто-списание будет произведено только тогда, когда в поле Диапазон будет задан диапазон типографского бланка. Подробнее см. описание документа Налоговая накладная.

В случае утери или порче бланков, их можно списать используя документ Списание. При списании, нужно учитывать следующий нюанс: если из диапазона бланков требуется списать только некоторую часть, тогда предварительно, этот диапазон следует разделить.

Разделение диапазона

Операция разделения диапазона может быть полезна для выделения под-диапазонов ответственным лицам или подразделениям/складам. Операция может производиться как над электронными диапазонами, так и над физическими бланками. В результате разбиения, разделяемый диапазон отмечается в системе как неактивный, и больше не может быть использован при вводе первичных документов. Полученные новые диапазоны могут быть перемещены на другие склады.

Перемещение диапазона

Для перемещения типографских диапазонов используется документ Перемещение (см. меню Склад > Перемещения). Документ оформляется как обычное перемещение актива, с указанием перемещаемого диапазона.

Для перемещения электронных диапазонов используется документ Перемещение диапазона (см. меню Бухгалтерия > БСО > Операции и диапазоны).

Отчет Диапазоны БСО

Данный отчет используется для текущего анализа использования диапазонов номеров. В отчете также выводится информация по количеству доступных для использования номеров. Отчет строится по всем видам бланков, электронным и физическим.

Отчет Проблемные БСО

Данный отчет предназначен для получения информации о БСО, которые были введены в систему без использования диапазонов. Это случаи, когда серия и номер бланка были введены в первичные документ вручную, без задействования автоматизации со стороны блока учета диапазонов.

Кроме этого, в отчет выводится информация о пропущенных номерах в диапазонах, если такие ситуации будут обнаружены.

См. также: